Cette politique de confidentialité (la « Politique ») vous informe des conditions de collecte et de traitement des données personnelles vous concernant, lorsque ces données sont obtenues à l’occasion de votre visite sur notre site internet : https://www.xotis.com (ci-après le « Site »).
Cette Politique ne s’applique pas au traitement des données personnelles effectué par tout autre moyen que le Site et notamment dans le cadre des prestations réalisées par la société pour ses clients.

Le responsable de traitement des données personnelles collectées via le Site est XOTIS.
XOTIS dispose d’un délégué à la protection des données, qui peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@xotis.com.

Nous collectons les données personnelles suivantes : nom, prénom, nom de votre organisation et adresse email lorsque vous remplissez le formulaire de contact ou lors de l’inscription au code superviseur afin d’accéder au(x) logiciel(s) en tant qu’administrateur.

Les autres renseignements d’ordre personnel tels que la civilité ou les documents contenus dans vos messages ne sont recueillis que s’ils sont fournis volontairement par vous lors de l’envoi de votre message.

Dans ces cas, la base légale du traitement est l’obtention préalable de votre consentement formalisé par l’envoi de votre message par email. Nous n’utilisons pas ces données à moins qu’elles soient nécessaires au traitement de votre demande et en lien direct avec la finalité pour laquelle vous nous les communiquez.

Les informations obligatoires sont marquées d’un astérisque sur le formulaire permettant leur collecte. Ces informations nous sont nécessaires pour traiter votre demande ou pour vous identifier. Si les utilisateurs choisissent de ne pas les communiquer, XOTIS ne sera pas en mesure de traiter la demande.

Sur la base de votre consentement préalable, les données personnelles vous concernant sont collectées et traitées par XOTIS pour les finalités suivantes :

– le traitement de vos demandes et messages adressés via le formulaire de contact.
– l’inscription au code superviseur.
Vos données sont exclusivement accessibles par les personnes faisaient partie de la société XOTIS et ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions ;
Nous n’effectuons aucun transfert de données personnelles en dehors de la France.

XOTIS conserve les informations personnelles que les utilisateurs lui ont communiquées pour des durées limitées et en préservant la sécurité de ces informations.

Les données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, en particulier :

– les données collectées pour répondre aux demandes que vous nous adressez via l’onglet « Contact » sont conservées pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire au traitement de la demande formulée ;

– les données collectées dans le cadre de l’inscription au code superviseur sont conservées pour la durée de la mission.

Ces durées de conservation ne font pas obstacle à l’exercice de vos droits détaillés ci-après.

Dans le cadre de la protection de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants :

– le droit d’accéder à vos données personnelles, d’en demander la rectification, la suppression ou la portabilité ;
– le droit de retirer votre consentement pour l’avenir, pour tout ou partie des traitements concernés ;
– le droit de vous opposer au traitement de vos données et d’en demander la limitation ;
– le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits à tout moment par email à l’adresse suivante : dpo@xotis.com.

Si malgré les efforts de XOTIS pour préserver la confidentialité de vos données personnelles, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Recrutement

Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatisé par Xotis lui permettant de gérer le processus de recrutement de ses futurs collaborateurs. Ce traitement a pour base légale le consentement du candidat et l’intérêt légitime de Xotis à recruter des candidats à une offre d’emploi ou de stage.   

Le traitement déployé par Xotis a pour finalités de gérer le processus de recrutement et accomplir les formalités obligatoires, ainsi qu’alimenter le dossier administratif des candidats retenus.  

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. A cette fin, nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé.  

La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.  

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.  

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.  

Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail).  

Les données concernant les candidats pourront être conservées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination, pour une durée de 2 ans.  

Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant les responsables des services intéressés par votre candidatures. En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, Xotis sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche.  

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personne. Vous disposez, par ailleurs, des droits de rectification et d’effacement de ces données ainsi que du droit de vous opposer à leur traitement.  

Pour toute question relative à la protection de vos données sou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Xotis à l’adresse suivante : dpo@xotis.com.  

En cas de difficultés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) d’une réclamation. 

XOTIS peut être amenée à modifier la présente Politique. Nous veillerons à ce que vous soyez informés de ces modifications par une mention spéciale sur notre site. Dans tous les cas, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique de confidentialité.